Comment peupler un parc client pré-existant?​

Pour reprendre un parc client existant en maintenance, avec des produits qui existent déjà, voici une procédure à suivre.

Paramétrage​

• créer un type d'affaire interne dédié (par exemple parc pré-exsitant, laisser tout vide ou neutre ou non)
• créer un type de pack qui autorise l'ajout dan sle parc client
• créer un workflow ("parc client") pour fluidifier la création des feuilles de travail utlisant le type d'affaire et de devis créés
• créer une sélection dans la colonne de gauche dans le module Produits

Procédure​

• depuis le module Feuilles de travail, créer une feuille de travail pour le client en utilisant le workflow "parc client"
• créer des historiques des produits présents dans le parc (s'il y a beaucoup de produits avec S/N, il est possible de les importer en masse à l'aide d'un fichier texte qui contient 1 S/N par ligne et rien d'autre)
• une fois le panier rempli comme souhaité, utliser l'icône "panier" sur le pack de la feuille de travail
• dans la popup qui s'ouvre, utiliser le bouton "panier produit", et cliquer sur l'icone "+" correspondant au panier à transférer et valider (les historiques sont ajouté dans la feuille de travail, le panier est vidé)
• une fois tous les produits à ajouter au parc dans la feuille de travail (et configurés si besoin), valider la feuille de travail

Objectif​

Pouvoir cumuler les ventes à un client en compte sur un période indeterminée pour éviter les situations avec plusieurs petites factures en même temps

Passer en client en compte​

Sélectionner oui depuis la description client.

Créer la feuille de consignation​

Deux options : la créer directement depuis la fiche client, on cliquant sur caddy 🛒. Ensuite il permet d'accéder directement à la feuille et y ajouter les produits.

Autrement, s'il a été fait un devis, la feuille est créée directement à la validation du devis si on choisit de passer par la feuille de consgnation (si elle existe elle est simplement utilisée).

Dans la liste des feuilles de travail, les feuilles de consignation sont signalées par une icône.

Ajouter des produits au fil de l'eau en direct​

En ajoutant les packs et historiques directement comme dans les feuilles de travail classiques.

Facturation de la feuille de consignation​

La validation de la feuille de consignation fait plusieurs choses :

• valide tous les blocs (attention aux blocs vides créés par défaut et non utilisés, il vaut mieux les supprimer pour éviter une affaire vide)
• créé une affaire par type d'affaire de la feuille de consignation, si plusieurs bloc sont paramétrés sur affaire client, il seront tous sur la même affaire client finale
• retire le statut de feuille de consignation à la feuille courante, le client n'a plus de feuille de consignation active

Paramétrage (utilisation des workflow)​

Par défaut la feuille de consignation suit le workflow par défaut qui est paramétrable. Dans l'exemple 2 affaires sont créées systématiquement, la première pour l'ajout du matériel à facturer (affaire client) et l'autre pour consigner les prêts en cours par exemple (affaire matériel de prêt).

Mentions sur les factures:​

• Siren client : déjà en place
• TVA sur les débits ou autre : déjà en place (via les templates)
• Adresse de livraison : ajout dans les templates avec le principe suivant
  • Si l'adresse de livraison n'a jamais été modifiée, on affiche l'adresse de livraison identique à celle de facturation
  • Sinon on affiche l'adresse de livraison
• Obligation de préciser si la facture contient des biens et/ou des prestations : déterminé automatiquement en fonction des produits (s'ils sont virtuels, il y a des prestations, sinon il y a des biens).

Exemple 1, des biens et des prestations sans modification d'adresse de livraison​

Exemple 2, des prestations uniquement avec modification de l'adresse de livraison​

Affichage des taxes incluses​

Si les fournisseurs mentionnent le détail de leurs taxes incluses (ex: eco-taxe) sur chaque produit, on peut être tenus de reporter cette information par produit également.

Pour cela, ajout de la possibilité de renseigner les taxes au niveau des historiques de l'affaire fournisseur grâce au bouton "Ajouter une taxe".

Les taxes possibles sont celles déjà configurées au niveau des affaires. Sur ces taxes génériques, on paramètre un texte par défaut à faire apparaitre dans la facture client. Le mot clef "{amount}" dans le texte permet de faire apparaitre le montant renseigné. S'il y a besoin pour un historique de modifier ce texte, il suffit de renseigner le bon texte au même moment que le montant et ce sera celui qui sera utilisé par la suite.

Le montant sera reporté automatiquement sur les taxes de l'affaire fournisseur (est considérée l'affaire d'origine correspondant au premier pack dans lequel l'historique apparait). Si la taxe est supprimée de l'historique, le montant de la taxe au niveau de la même affaire est corrigé.

Le rendu dans l'affaire client contenant cet historique :

Fin de commercialisation​

Possibilité de marquer un produit en fin de commercialisation : il peut toujours être vendu pour finir les stock mais ne doit plus (ou ne peut plus) être approvisionné. Il apparaitra clairement en fin de commercialisation dans la liste des produits.

Cocher la case fin de commercialisation sur la modification du produit

Type de produits liés​

La notion de produit liée est ajoutée, en premier lieu pour pouvoir indiquer un ou plusieurs produits de remplacement des produits en fin de commercialisation, mais la notion est paramétrable (lien de consommable par exemple).

Ajouter des types relations dans l'administration des produits : renseigner les deux phrases comme sur l'exemple ci-dessous, le nom s'applique au produit de départ (depuis lequel on va ajouter la relation) et le nom réciproque s'affichera sur la fiche du produit lié.

Lier des produits​

Ajouter une relation sur une fiche produit (ou en supprimer) :

Facturation des contrats (P19, contrats 2ème génération)​

La facturation des contrats est maitenant gérée dans la gestion.

Facturation des contrats (P9, contrats 1ère génération)​

La facturation des contrats est maitenant gérée dans la gestion.

Récupération des infos OVH​

Facturation au fil de l'eau​

Hors forfaits​

Rapprochement bancaire automatisé des paiements OVH​

Facturation des acomptes​

Les acomptes sont maitenant formalisés dans la gestion.

Pour obtenir les acomptes, il faut partir de la feuille de travail:

• modifier dans l'édition de l'affaire, le mode de facturation: passer en mode avec acomptes. Une fois cela enregistré, le menu de gauche permet d'accéder à la gesion des acomptes

• créer un acompte en indiquant le pourcentage à appliquer. Le montant utilisé est celui de devis associé. Bien sélectionner le bon type d'affaire, celui créé pour les acomptes. L'affaire créée sera accessible depuis la feuille de travail

• il est possible de faire plusieurs acomptes, le pourcentage cumulé déjà émis est rappelé à chaque fois.

• pour la facturation finale, utiliser le bouton "créer l'affaire de solde" en choisissant bien le type d'affaire dédié afin d'avoir le bon template de facture pdf.

En utilisant ce process, on obtient:

• des affaires d'acomptes numérotées, avec template pdf dédié, pour lesquels le rapprochement bancaire est spécialisé pour correspondre aux besoin des acomptes pour la TVA (compte OD)
• une affaire de solde qui reprend tout le projet avec le montant global et les historiques habituels. Elle reprend en plus les acomptes facturés et les acomptes payés. Si les acomptes sont payés au moment de l'émission de la facture de soldes, les paiements sont pré-enregistrés dans l'affaire, et le pdf affiche clairement le montant restant dû (donc déduit des paiements perçus). L'export comptable de cette affaire de solde tient compte de la TVA déjà déclarée et des montans des acomptes

11 juin 2024​

hello si demain apres login sur la gestion vous avez ce joli triangle à coté de votre nom, c'est que votre mot de passe est connu dans des bases de mot de passe compromis, il serait de bon ton de le modifier depuis l'application "mon compte" la verif se fait à chaque login 😉 dans votre compte vous pouvez ajouter le mail et une photo maintenant, et recupérer une vcard en scannant le qrcode, ce qui permet de partager proprement votre contact

7 juin 2024​

⚙️⚙️ Mise à jour essentiellement de présentation : attention il est nécessaire de recharger avec un ctrl+F5 (si dans les demandes, les icones oeil ne sont pas tout à droite c'est qu'il faut recharger)

⚙️Dans les demandes, les icones oeil permettent de fermer/ouvrir chaque bloc de la colonne de gauche. La dernière version de vos choix d'affichage est stockée dans le navigateur donc toutes les demandes s'ouvriront avec la meme presentation ⚙️Le bouton voganet/pobrun apparait s'il existe un lien entre les clients (312 "couples" de contact ont été liés par un script sur la base des siret, à defaut des numéro de tva, à défaut des intitulés entreprise, s'il manque des liens il faudra les ajouter à la main) ⚙️de manière générale, si vous utilisez le bouton pour cacher la colonne de gauche, cette preférence sera également enregistrée (par application, vous pouvez avoir la colonne cachée dans les contrats mais ouverte dans les affaires par exemple) ⚙️⚙️⚙️

30 mai 2024​

Hello, mise à jour du soir, concerne les produits et les devis (et la correction de petits bugs/trucs pas jolis signalés au fil de l'eau) :

Maintenant il est possible de mettre les notices dans les produits (dans la popup "modifier"). Si un produit avec piece jointe se retrouve en produit caché d'une ligne de devis, les notices apparaissent au même titre que les fichiers qu'on peut déjà ajouter aux lignes (attention, ca ne fait qu'afficher les notices des produits, si on modifie les pieces jointes d'un produit, ca modifie dans tous les devis, s'il faut garder une version, il vaut mieux la mettre sur la ligne de devis). Au moment de faire l'archive avec toutes les pièces du devis, on peut décocher celle qu'on ne souhaite pas conserver.

Il est judicieux de bien nommer les fichiers ajoutés aux produits, sinon ca finira en une liste de "fiche.pdf" pas facile à trier

27 mai 2024​

On a ajouté un système de liaison entre gestions, permettant de lier des contacts, comme ici la mairie de brioude entre pobrun et voganet, ca permet d'ouvrir rapidement la fiche contact de l'autre gestion

pour tous les contacts qui existent deja des 2 côtés, le lien se créé par l'id du client dans l'autre gestion (et ca créé le lien dans les deux sens, pas besoin de faire la manip 2 fois)

pour l'envoi d'un contact d'une gestion à l'autre, on peut directement copier, cela remplace l'export/import en csv existant

si un lien est créé par erreur on peut délier (le lien disparaît dans les 2 gestions), mais ca n'efface par le contact lié : la seule chose active est la création d'un contact par copie, sans vérification de doublon. Si on modifie ensuite un contact d'un côté ou des l'autre, il n'y a aucune synchronisation non plus

il y a aussi eu un peu de ménage dans les liens obsolètes deci-delà, si jamais votre raccourcis préféré a disparu, n'hesitez pas à la signaler

14 mars 2024​

⚙️⚙️⚙️ Ajout d'un filtre sur la date de création d'un produit, pour retrouver plus facilement les choses récentes (onglets produits et mode commercial) ⚙️⚙️⚙️ ⚙️⚙️⚙️ Hello, Vous avez peut être déjà vu la coche "demande bloquante" lors de la création d'une demande fille, jusque là ça ne faisait que mettre un symbole pour indiquer que cette demande devait être résolue avant de fermer la demande mère. Maintenant le blocage est effectif, vous ne pourrez pas fermer une demande qui a une demande fille (ou petite fille...) non fermée et marquée comme bloquante à sa création (non il n'est pas possible pour le moment de changer le statut bloquant/pas bloquant après création, à voir si c'est utile/nécessaire dans le temps) ⚙️⚙️⚙️

26 février 2024​

Pour ceux qui font des devis, 2 nouveaux "raccourcis" : 1/ bouton "ajouter au devis courant" depuis la liste des produits en mode commercial (ajoute 1 ligne avec le produit en produit caché) 2/ dans le devis, un nouveau bouton qui ressemble à un code barre, qui permet de chercher un produit (par id, nom ou ean) et l'ajouter de la meme manière (nouvelle ligne avec le produit en produit caché)

16 février 2024​

Gaelle Bonnet, [16/02/2024 08:00] ⚙️⚙️⚙️ Mise à jour du jour :

Dans les demandes, un petit bouton "FW" qui affiche des liens vers les feuilles de travail liées aux devis (de la demande et des demandes mères/filles)

Dans les devis, remise à plat du "copier-coller" 🤞: le bouton coller dans la colonne de gauche colle dans le devis "courant", mis en favoris avec la petite maison verte (et c'est ce même devis qui est utilisé dans les fiches produits). Pour coller dans un devis particulier, il y a maintenant un nouveau bouton "coller" en haut de chaque proposition, au même endroit que pour éditer les pdf. Et enfin pour les devis on a essayer de rendre la mise en page plus simple, avec le cadenas et la ligne de récap jaune en haut toujours visible.

Gaelle Bonnet, [16/02/2024 08:00] Partout ailleurs, on a amélioré la gestion des hauteurs des cadres, on a fait en sorte que les ligne d'entete des tableaux restent visibles quand il y a des scrolls, on a passé en revue toutes les popups signalées qui ne se ferment plus bien. 🤞

Il reste le sujet de ce qui est affiché par défaut ou pas (tout ce qu'on peut cacher/montrer avec les loupes à divers endroits). Pour ça, on va voir pour que les préférences de chacun soient enregistrées pour ne pas avoir à re-cliquer à chaque fois si le choix par défaut n'est pas ce qui vous plait le mieux. Ca viendra au dur et à mesure. 🕒

Pour tout le reste des petites demandes, on pense avoir tout traité (sauf les images mode portrait qui débordent dans le carrousel et qqs nouvelles fonctionnalités des infrastructures). Donc à partir d'aujourd'hui, s'il reste/revient/apparait des soucis (mais on espère bien que non 🙈), vous pouvez considérer qu'il vaut mieux le re-signaler (avec un titre un peu parlant 😅 -ça devient le titre de la demande - et capture d'écran qui laisse voir l'adresse de la page et le contexte un peu élargis, on a parfois du mal à repérer d'où sont extraites les images😅😅).

Voilà voilà, merci pour votre attention! ⚙️⚙️⚙️

14 avril 2023​

⚙️⚙️⚙️ Hello, petite mise à jour de la gestion pour ceux qui utilisent les modèles de devis (ceux accessibles par la petite flèche en haut à gauche) :

il est possible maintenant de mettre en avant la/les propositions à utiliser (pour les distinguer par exemples des anciens tarifs), en cliquant sur la petite ampoule. Cette ampoule n'apparait que dans les devis qui ont été désignés comme des templates (depuis la fiche client pobrun/voganet normalement).

Donc titre de proposition bleue = proposition template en cours de validité, en rouge, proposition obsolète

Je vous laisse faire le tri pour mettre en bleu ce qui va bien pour vous.

Petit effet de bord : dans l'acces aux devis template, c'est le titre de l'étude qui apparait et non plus le titre de la proposition initiale. ⚙️⚙️⚙️

La documentation de la gestion​

On ne l'attendait plus, peut-être ne l'attendiez-vous même pas, mais la voici, la documentation de la gestion. Les artciles complets et les détails de l'existant viendront au fil de l'eau, mais à partir de maintenant toutes les infos des mises à jour se trouveront ici.