Récapitulatif des étape pour procéder à l'inventaire. Cette procédure nécessite de maîtriser les outils listés ci-dessous.

Outils pour l'inventaire

• Feuilles de travail (création de feuille, d'affaire de travail, de pack de travail, ajout d'historique dans les packs, création de l'affaire finale, suppression d'historique)
• Recherche dans les historiques (retrouver les historiques selon leur dernier pack)
• Packs (déplacer les packs d'une affaire à l'autre)

Paramétrages nécessaires

• Avoir un type d'affaire Inventaire (neutre en facturation, non comptable et avec template de listing dédié)
• Avoir un type de pack Inventaire (coché en stock)
• Avoir un type de pack de perte (coché Historiques perdus)

Principe du déroulement de l'inventaire (par agence)

• Découpage du stock physique par grande zone (en fonction de la taille du stock, 1 seul zone peut suffir), et par sous-zones (par exemple par étagère, rayonnage, selon l'organisation). Cela permet de répartir entre plusieurs intervenants pour la partie de scan, et si besoin de pouvoir refaire juste une partie sans tout refaire en cas de doute. Cela permet aussi d'avoir un suivi plus fin d'année en année voire de retrouver un objet dans le stock dans le courant de l'année.

• Création d'une feuille de travail (et d'une affaire de travail de type inventaire) par grande zone, d'une feuille de travail de perte et d'une feuille de travail de retrouvailles (objets perdus lors d'inventaires précédants qui sont ré-apparus)

• Dans les feuilles de travail d'inventaire, créer un pack de type inventaire par sous-zone.

• Scanner / enregistrer tous les produits en passant par leur EAN ou S/N selon les produits

  • Penser à valider régulièrement les produits listés
  • Au fil des validations des scans, les produits en anomalie sont signalés (déclarés perdus, non disponible...), il faudra les traiter par la suite
  • Pour les produits vendus reconditionnés, scanner l'ensemble. Il apparait en orange dans la popup mais sera ajouté tout de même.

• Traiter les historique en anomalie (déplacer ceux déclarés perdus dans la feuille de retrouvailles, chercher pourquoi des produits non disponibles ont été scannés...)

• Créer les affaires des feuilles de travail d'inventaire (ainsi tous les historiques scannés sont mobilisés dans l'inventaire - dernier pack de type inventaire)

• Créer des packs d'inventaire pour toutes les feuilles de travail non facturées (utiliser le bouton "Créer un pack pour l'inventaire" afin de mobiliser tous les produits réservés dans l'inventaire - dernier pack de type inventaire)

• Rechercher les produits perdus en passant par la page des Stock (chercher les produits en stock mais pas dans l'inventaire) et en faire un panier à importer dans la feuille de travail de pertes, plus précisément :

  • créer une colonne dans une feuille de travail et noter son id
  • aller dans le module stock
  • a gauche cliquer sur "création du pack de perte"
  • dans la fenêtre saisir l'id de la colonne et l'agence concernée
  • valider et patienter
  • la colonne va se remplir des historiques disponible
  • exporter en excel, traiter le truc tranquillement
  • supprimer la colonne, retrier ce qui est trouvé et recommencer

• Quand tout est expliqué ou abandonné, créer les affaires de retrouvailles, de complément et de pertes

Documents finaux de l'inventaire

• Possibilité de regrouper tous les packs d'inventaire dans une seule affaire (en passant par l'application des packs)
• Pour chaque affaire, il est possible d'exporter un CSV de tous les historiques de l'affaire et/ou d'éditer le listing pdf qui mentionne le total de la valeur d'achats de tous les historiques