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Relations entre les applications essentielles

Dans les grandes lignes, les applications correspondent à la gestion d'un type d'objet (gestion des contacts, gestion des affaires...) mais pour ce groupe d'applications, il est difficile de les présenter séparément tant elles sont inter-dépendantes.

Le carnet d'adresses​

Le carnet d'adresses enregistre toutes les informations sur les contacts, qu'ils soient prospects, clients, fournisseurs, ou toute autre catégorie s'apppliquant à votre situation, puisque ces identifications sont complètement paramétrables. C'est un moteur de recherche dans la base des contacts, qui permet d'accéder à une fiche détaillée. Celle-ci est le point d'entrée principal pour travailler dans la gestion Amanela.

Liens vers les autres applications

La fiche détaillée permet d'accéder à tout ce qui est lié au contact dans toutes les autre applications (y compris celles des autres groupes). Toutes les autres applications dépendent de celle-ci, ce qui en fait le point central.

Les produits et stocks - et la notion d'historique​

A partir du moment où il y a besoin d'émettre une facture, faire un devis, établir un contrat de maintenance ou encore gérer une préparation de commande, il est nécessaire d'avoir des produits enregistrés. Le terme produit dans Amanela est plus large que le sens habituel, cela peut être:

  • un objet physique
  • un object virtuel
  • un service
  • une prestation au temps passé
  • un type de frais généraux (par exemple on peut définir un produit "restauration" ou "frais bancaires" pour gérer les notes de frais)
  • etc.

Ainsi, tout ce qui correspond à du temps passé ou à une transaction financière peut être enregistré, suivi et même quantifié comptablement.

Un produit peut être vu comme une définition, mais lorsqu'on a un objet réel on parlera d'historique. Cette notion demandera sans doute un peu de temps d'assimilation au début de l'usage de la gestion mais est un élément indispensable de la tracabilité et des liens entre toutes les applications. Leur usage sera détaillé dans les documentations de chaque application et en particulier dans celle de gestion du stock et des produits mais il est important d'avoir la notion dès le début.

Exemple

Soit un produit défini "assiette 20cm procelaine blanche unie", que l'on achète et que l'on revend. Chaque assiette de ce type sera dans Amanela un historique (ou une réalisation, ou une instance, choisissez le terme qui vous parle le mieux) de ce produit. Si on achète 15 assiettes, on va créer 15 historiques d'assiettes, que l'on peut mettre en stock. A chaque vente, c'est un historique particulier qui sera sorti du stock et qui sera lié à la facture émise. Ainsi, si au lieu d'assiettes nous avons des lave-vaiselles avec numéro de série, on peut retrouver précisément à quel client appartient quel lave-vaisselle (et ainsi gérer le SAV, les contrats de maintenance...)

Liens vers les autres applications

Les historiques sont la matière première de toutes les applications liées aux flux de production, achats, ventes, SAV, contrats.

Les packs​

Un pack dans Amanela permet de regrouper des historiques. Cette notion permet de ranger les historiques et de suivre leur parcours. On peut définir autant de types de packs que l'on souhaite, voici quelques exemples:

  • pack de réception fournisseur (on regroupe tout ce qui est arrivé par la même livraison)
  • pack de materiel (on regroupe ce qui est physiquement rangé dans le stock ou bien ce qui va ensemble pour une préparation de livraison)
  • pack de transfert (on regroupe ce qu'on envoi d'une agence à l'autre par exemple, ou d'un stock à un autre s'il y a plusieurs lieux de stockage)
  • pack de vente (on regroupe ce qui part en même temps chez un client)
  • pack d'inventaire (on regroupe tout ce qui se trouve sur la même étagère au moment de l'inventaire)
  • pack de perte (on y met ce qui n'est pas retrouvé à l'inventaire, mais aussi la casse par exemple)
  • etc.

Un historique, au fil du temps, se retrouve dans plusieurs packs et c'est ce qui permet de retracer précisément son parcours, on a la date d'entrée dans le pack, et un pack peut être associé à un contact (selon le contexte, le contact associé peut-être le fournisseur ou le client).

Liens vers les autres applications

Les packs sont les briques de base des affaires mais aussi des feuilles de travail (voir le détail de l'application de gestion des produits et stocks)

Les affaires​

Les affaires Amanela permettent de générer des documents (le plus fréquent est la facture) et de faire le lien avec la comptabilité. Une affaire est consituée de un ou plusieurs packs, elle est liée à un contact, et possède un type. Le type de l'affaire permet de définir l'usage de l'affaire et d'y associer des modèles de documents:

  • des factures clients (émises et à enregistrer en compta, on peut générer un pdf à fournir au client)
  • des factures fournisseurs (réçues et à enregistrer en compta, on peut enregistrer la facture reçue en pèce jointe)
  • des relevés d'inventaires (informations internes, on peut exporter un listing)
  • des avoirs clients
  • des avoirs fournisseurs
  • des factures de frais généraux (pour enregistrer tout ce qui passe en banque)
  • etc.
Liens vers les autres applications

Les affaires utilisent à la fois les contacts et les packs. Elles sont également le lien avec la partie comptable de la gestion Amanela (préparation d'exports détaillés et automatiques en compta)

A retenir​

Résumé
Une affaire est un ensemble de pack